So übertragen Sie Outlook auf einen neuen PC: E-Mails, Kalender und Signaturen

Sie müssen Outlook samt E-Mails, Kalender, Kontakten, Konten und Signaturen auf einen neuen Computer übertragen? Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie.

Dafür gibt es zwei Wege. Von Hand richten Sie jedes E-Mail-Konto neu ein, bringen Ihre Outlook-Datendateien hinüber und kopieren Ihre Signaturen – wie viel davon nötig ist, hängt von der Art Ihres E-Mail-Kontos ab. Oder Sie lassen Zinstall Outlook für Sie übertragen, bereits installiert und genau wie auf dem alten Computer eingerichtet, zusammen mit Ihren anderen Programmen und Dateien.

Direkt zum automatischen Weg

Wie übertrage ich Outlook auf einen neuen PC?

Kurze Antwort: Zinstall WinWin überträgt Outlook bereits installiert auf den neuen Computer – mit E-Mails, Kalender, Kontakten, Konten und Signaturen, zusammen mit Ihren anderen Programmen und Dateien. Von Hand hängt es von Ihrem E-Mail-Konto ab: Konten bei Microsoft 365, Exchange und Outlook.com sind wieder da, sobald Sie sie in Outlook auf dem neuen Computer hinzufügen; POP-Mails, Archiv-.pst-Dateien und die auf Ihrem Computer gespeicherten Signaturen müssen Sie dagegen selbst hinüberbringen.

Wie übertrage ich meine alten Outlook-E-Mails auf den neuen PC?

Wie Sie Ihre alten Outlook-E-Mails übertragen, hängt von Ihrem E-Mail-Konto ab. Liegen Ihre E-Mails auf dem Server – bei Microsoft 365, Exchange, Outlook.com oder IMAP –, fügen Sie dasselbe Konto in Outlook auf dem neuen Computer hinzu, und Outlook lädt Ihre E-Mails erneut herunter. Bei einem POP-Konto liegen Ihre E-Mails nur in der Outlook-Datendatei (.pst) auf dem alten Computer – diese Datei muss also mit.

Kopieren Sie bei POP-Konten und Archiven jede .pst-Datei auf den neuen Computer, richten Sie dort das Konto ein und öffnen Sie dann die .pst-Datei in Outlook. Die .pst-Datei enthält keine Kontoeinstellungen, jedes Konto richten Sie also selbst ein.¹

In dieser Anleitung geht es um Ihr eigenes Outlook auf einem neuen Computer. Ihre E-Mails nach Gmail oder in ein anderes E-Mail-Konto umzuziehen, ist eine andere Aufgabe.

Kann ich alle meine E-Mails aus Outlook exportieren?

Ja. Das klassische Outlook kann ein ganzes Konto – E-Mails, Kalender, Kontakte und Aufgaben – in eine einzige .pst-Datei exportieren („Öffnen und Exportieren“, dann „Importieren/Exportieren“),² und Outlook auf dem neuen Computer kann diese Datei importieren.³

Zwei Dinge sollten Sie wissen. Der Export nimmt nur mit, was auf Ihrem Computer liegt – standardmäßig lädt Outlook vom Server nur die E-Mails des letzten Jahres herunter –, und er lässt Ihre Nachrichtenregeln, blockierten Absender, Kontoeinstellungen und Signaturen weg.

Wie übertrage ich meinen Outlook-Kalender auf einen neuen PC?

Bei einem Konto von Microsoft 365, Exchange oder Outlook.com liegt Ihr Outlook-Kalender zusammen mit Ihren E-Mails online – er ist also wieder da, sobald Sie das Konto in Outlook auf dem neuen Computer hinzufügen. Bei einem POP- oder IMAP-Konto ist das nicht so: Diese Konten synchronisieren nur die E-Mails;⁴ Kalender und Kontakte gibt es also nur auf dem alten Computer.

Exportieren Sie in diesem Fall Kalender und Kontakte auf dem alten Computer in eine .pst-Datei und importieren Sie diese auf dem neuen, wie oben beschrieben – oder übertragen Sie Outlook mit allem, was dazugehört.

Wo speichert Outlook die E-Mails?

Outlook speichert Ihre E-Mails auf dem Computer in einer Outlook-Datendatei. POP-Konten und Archive nutzen eine .pst-Datei, die die einzige Kopie dieser E-Mails enthält. Konten bei Microsoft 365, Exchange, Outlook.com und IMAP nutzen eine .ost-Datei – eine lokale Kopie der E-Mails, die auf dem Server liegen.

Deshalb wird eine .ost-Datei nicht auf den neuen Computer mitgenommen – Outlook legt eine neue an, wenn Sie das Konto hinzufügen –, eine .pst-Datei dagegen muss mit.

Wo befinden sich die PST-Dateien?

In aktuellen Outlook-Versionen liegen .pst-Dateien im Ordner Outlook-Dateien in Ihren Dokumenten: C:\Users\Ihr Benutzername\Documents\Outlook-Dateien (mit einem englischsprachigen Office heißt der Ordner Outlook Files). Ältere Outlook-Versionen legen sie unter Umständen in C:\Users\Ihr Benutzername\AppData\Local\Microsoft\Outlook ab, wo auch die .ost-Dateien liegen.

Ein Archiv, das Sie selbst angelegt haben, kann überall liegen, wo Sie es gespeichert haben – prüfen Sie also jede .pst-Datei, die Sie nutzen, bevor Sie sich vom alten Computer trennen.

Werden meine Outlook-Signaturen übertragen?

Outlook-Signaturen werden in den meisten Fällen nicht von selbst übertragen. Ein .pst-Export enthält sie nicht, und nur die Standardsignaturen eines Postfachs bei Microsoft 365 oder Outlook.com folgen Ihrem Konto online – jede andere Signatur müssen Sie vom alten Computer von Hand hinüberkopieren.

Zinstall überträgt Ihre Signaturen mit dem Rest von Outlook, sodass alle auf dem neuen Computer da sind – genau so, wie Sie sie angelegt haben.

Wo speichert Outlook die Signaturen?

Im klassischen Outlook ist der Speicherort der Signaturen der Ordner Signatures in Ihrem Windows-Profil: C:\Users\Ihr Benutzername\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures. Um die Signaturen zu exportieren und von Hand umzuziehen, kopieren Sie diesen Ordner an dieselbe Stelle auf dem neuen Computer.

Bei einem Postfach in Microsoft 365 oder Outlook.com speichert das aktuelle Outlook Ihre Standardsignaturen zusätzlich im Postfach, sodass sie überall erscheinen, wo Sie sich anmelden; die übrigen Signaturen bleiben auf dem Computer, auf dem Sie sie erstellt haben. Bei POP-, IMAP- und lokalen Exchange-Konten (On-Premises) wandern Signaturen gar nicht mit.⁵

Machbar? Ja. Einfach? Nicht wirklich. Jedes Konto neu einrichten, jede .pst-Datei finden und hinüberbringen, Kalender und Kontakte exportieren und importieren, die Signaturen von Hand kopieren – und die Einstellungen von Outlook selbst noch einmal vornehmen. Um es sich viel, viel leichter zu machen, können Sie einfach ein spezialisiertes Umzugsprodukt das Ganze für Sie erledigen lassen. Lesen Sie weiter für die Anleitung dazu.

Automatische Übertragung von Outlook auf einen neuen PC

Am einfachsten übertragen Sie Outlook auf einen neuen Computer mit einem spezialisierten Umzugswerkzeug – Zinstall WinWin. Kein Export, kein Import, keine Konten, die Sie neu einrichten müssen.

Es überträgt Outlook selbst, bereits installiert, samt E-Mails, Kalender, Kontakten, Konten, Passwörtern und Signaturen, Ihren .pst-Datendateien und sogar den Adressen, die Outlook Ihnen beim Tippen vorschlägt. Und nicht nur Outlook: auch alle anderen Programme, die Sie haben, zusammen mit Profilen, Konten, Anpassungen und allen Dateien vom alten Computer – automatisch.

Das funktioniert für Outlook 2003, 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 und Microsoft 365, und zwar von Windows XP, Vista, 7, 8 oder 10 auf einen neuen Computer mit Windows 11. Ja, das heißt: Sie können Outlook sogar von XP auf Windows 11 übertragen!

Es überträgt sogar Ihre Lizenz und Seriennummer so, wie Sie sie auf dem alten Computer haben. Natürlich prüft Outlook Ihre Lizenz auch nach der Übertragung, und Sie sollten eine ordnungsgemäße legale Lizenz besitzen, um diese Prüfung zu bestehen. Das bedeutet aber: Wenn Sie eine gültige legale Lizenz besitzen, können Sie Outlook auch dann übertragen, wenn Sie die Installationsdatenträger nicht haben oder sich nicht an Ihre Seriennummer erinnern.

Und es kopiert nicht bloß Dateien oder Profile; die Programme werden auf dem neuen Computer automatisch installiert und genau wie auf dem alten eingerichtet. Sie müssen sie weder selbst installieren noch selbst konfigurieren.

Es erfordert auch keinerlei technisches Wissen. Wenn Sie wissen, wie man eine Datei aus dem Internet herunterlädt, wissen Sie, wie man es benutzt – und sparen viel Zeit und Frust, wenn Sie Outlook auf einen neuen Computer übertragen.

So übertragen Sie Outlook von einem PC auf einen anderen

1. Laden Sie Zinstall WinWin auf beiden Computern herunter. Richten Sie Outlook auf dem neuen Computer vor der Übertragung nicht ein.
   Hinweis: Sie können WinWin hier herunterladen – das Benutzerhandbuch finden Sie hier.
2. Starten Sie Zinstall WinWin auf dem alten Computer.
3. Starten Sie Zinstall WinWin auf dem neuen Computer.
   1. Sie müssen nichts konfigurieren, damit sich die Computer verbinden – das geschieht automatisch.
   2. Wenn die Computer bereits am selben Router, an derselben Internetverbindung oder im selben WLAN hängen, brauchen Sie nichts weiter.
   3. Wenn die Computer gar nicht verbunden sind, verbinden Sie sie mit einem Netzwerk-/Ethernet-Kabel.
4. Wenn Sie auswählen möchten, welche Anwendungen und Dateien übertragen werden, klicken Sie auf das Menü Advanced. Wenn Sie einfach alles übertragen möchten, brauchen Sie das Menü Advanced nicht. Outlook wird automatisch übertragen.
5. Klicken Sie auf dem neuen Computer auf „Go“, um die Übertragung zu starten
6. Die Übertragung dauert eine Weile (je nach Datenmenge) und meldet sich, wenn sie fertig ist.

Das war’s!

Nach der Übertragung ist Outlook auf dem neuen Computer fertig eingerichtet – mit Ihren E-Mails, Ihrem Kalender, Ihren Kontakten, Konten und Signaturen – genau wie auf dem alten Computer.

Und nicht nur Outlook – auch Ihre anderen Programme, Profile, Einstellungen und Dateien werden übertragen.

Der neue Computer wird sich wie Ihr eigener anfühlen.

Sollte ich Outlook auf dem neuen PC vor der Übertragung einrichten?

Nein – richten Sie Outlook auf dem neuen Computer vor der Übertragung besser nicht ein. Wenn Sie Outlook dort öffnen und zuerst die Einrichtung durchlaufen, legt es ein neues, leeres Outlook-Profil an, und das verhindert, dass Ihr altes Profil übertragen wird: Nach der Übertragung sähen Sie immer noch das neue, leere Outlook.

Falls das schon passiert ist, so entfernen Sie das neue Profil und starten die Übertragung erneut – sie überspringt alles, was schon da ist, und bringt hinüber, was noch fehlt.

Und was ist mit dem neuen Outlook für Windows?

Das neue Outlook für Windows arbeitet online mit Ihren Konten und hält eine Kopie Ihrer E-Mails, Kalender und Kontakte auf dem Computer vor – auf einem neuen Computer melden Sie sich also meist einfach wieder an. Seit 2026 kann es außerdem eine .pst-Datei importieren – E-Mails, Kalender, Kontakte und Aufgaben –, und zwar in seinen Einstellungen unter Datendateien.

Im klassischen Outlook dagegen sammeln sich über Jahre .pst-Dateien, lokale Kalender und Signaturen auf Ihrem Computer – und genau dieses Outlook bringt die Übertragung hinüber, installiert und so eingerichtet, wie es war.

Bereit, Outlook und den Rest Ihrer Sachen auf den neuen Computer zu übertragen?

Video-Anleitung – so übertragen Sie Microsoft Outlook auf einen neuen Computer